Comment réaliser un audit de nuit avec eZee Front Desk

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Comment réaliser un audit de nuit avec eZee Front Desk

Table of Contents:

  1. Introduction
  2. Qu'est-ce que l'audit de nuit ?
  3. Importance de l'audit de nuit dans les hôtels
  4. Étapes de l'audit de nuit 4.1 Réservations non arrivées 4.2 Réservations non assignées 4.3 Tarifs des chambres 4.4 Frais supplémentaires 4.5 Paiements reçus et effectués 4.6 Clients devant effectuer leur départ 4.7 Clients devant partir sans paiement 4.8 Inclusions automatiques 4.9 Frais supplémentaires 4.10 Plan de repas 4.11 Gel des données et changement de date de travail
  5. Conclusion

Qu'est-ce que l'audit de nuit ?

L'audit de nuit est un processus obligatoire dans les hôtels pour contrôler et réguler toutes les transactions d'une journée. Il permet de vérifier les réservations, de détecter les écarts, de poster les charges et de générer les factures. L'audit de nuit met à jour l'état du ménage et clôture les caisses. Il se termine par la production de rapports d'audit de nuit qui résument les transactions et les recettes de la journée.

Dans cette vidéo, nous examinerons comment effectuer l'audit de nuit à travers le système Easy Front Desk.

Importance de l'audit de nuit dans les hôtels

L'audit de nuit revêt une grande importance dans les hôtels. Il permet de garantir la précision des réservations, de traiter les annulations et les non-présentations, de vérifier les tarifs des chambres, de s'assurer que tous les frais supplémentaires sont enregistrés correctement, de suivre les paiements effectués et reçus et de gérer les départs des clients. Sans un processus d'audit de nuit efficace, les hôtels pourraient rencontrer des problèmes de gestion financière, de suivi des réservations et de clôture quotidienne des opérations.

Étapes de l'audit de nuit

  1. Réservations non arrivées L'utilisateur doit vérifier les réservations qui étaient censées arriver le jour même mais dont l'enregistrement n'a pas été réalisé dans le système. Il doit annuler les réservations si les clients ont annulé ou ne se sont pas présentés. Si les clients sont présents physiquement mais non enregistrés, l'audit de nuit doit être clôturé pour permettre l'enregistrement.

  2. Réservations non assignées Dans cette étape, l'utilisateur doit vérifier les réservations pour lesquelles aucune chambre n'a été assignée. Il doit prendre les mesures nécessaires en cas d'erreur de saisie ou de réservation annulée.

  3. Tarifs des chambres L'audit de nuit affiche les détails des tarifs des chambres. L'utilisateur doit vérifier si les tarifs correspondent aux taux standard ou s'il y a une variation. Si nécessaire, les tarifs peuvent être modifiés.

  4. Frais supplémentaires Dans cette étape, l'utilisateur doit vérifier les frais supplémentaires associés aux chambres. Il peut comparer les reçus physiques pour s'assurer que tous les frais ont été enregistrés correctement. Si des frais sont manquants, l'utilisateur peut les ajouter.

  5. Paiements reçus et effectués L'audit de nuit présente les détails des paiements reçus et effectués par l'hôtel. L'utilisateur doit vérifier les chiffres et apporter des modifications si nécessaire.

  6. Clients devant effectuer leur départ L'utilisateur doit vérifier la liste des clients devant effectuer leur départ mais qui ne l'ont pas encore fait. En cas de départ, le solde doit être réglé. Si le séjour est prolongé, l'utilisateur doit modifier la date de départ.

  7. Clients devant partir sans paiement Cette étape concerne les clients devant effectuer leur départ sans régler leurs frais. L'utilisateur doit s'assurer que les frais sont payés avant de clôturer l'audit de nuit.

  8. Inclusions automatiques L'audit de nuit permet de vérifier les frais inclus automatiquement dans les factures. L'utilisateur peut les poster à partir de cette étape.

  9. Frais supplémentaires Cette étape permet à l'utilisateur de poster des frais supplémentaires qui n'ont pas été enregistrés précédemment. Les frais peuvent être sélectionnés et ajoutés à la chambre.

  10. Plan de repas L'utilisateur peut vérifier les chambres pour lesquelles un plan de repas est sélectionné. Les charges peuvent être postées automatiquement en fonction de ce plan.

  11. Gel des données et changement de date de travail L'utilisateur peut geler les données jusqu'à la date actuelle et empêcher toute modification non autorisée. Il peut également changer la date de travail pour passer à une nouvelle journée.

En conclusion, l'audit de nuit est une étape cruciale dans la gestion des opérations hôtelières. Il garantit la précision des transactions, la gestion des réservations et des paiements, et la clôture quotidienne des opérations. Grâce au processus d'audit de nuit, les hôtels peuvent assurer une meilleure qualité de service et une efficacité financière.

FAQ:

Q: Qu'est-ce que l'audit de nuit ? R: L'audit de nuit est un processus obligatoire dans les hôtels qui consiste à contrôler et réguler toutes les transactions d'une journée.

Q: Pourquoi l'audit de nuit est-il important dans les hôtels ? R: L'audit de nuit est important car il permet de garantir la précision des réservations, de traiter les annulations et les non-présentations, de vérifier les tarifs des chambres, de suivre les paiements et de gérer les départs des clients.

Q: Combien d'étapes comporte l'audit de nuit ? R: L'audit de nuit comporte 11 étapes, dont la vérification des réservations, des tarifs des chambres, des frais supplémentaires, des paiements et des départs des clients.

Q: Que se passe-t-il si un client ne paie pas avant son départ ? R: Si un client ne règle pas ses frais avant son départ, l'audit de nuit ne peut pas être clos tant que le paiement n'est pas effectué.

Q: Comment les frais supplémentaires sont-ils gérés lors de l'audit de nuit ? R: Les frais supplémentaires peuvent être vérifiés et ajoutés lors de l'audit de nuit pour s'assurer qu'ils sont correctement enregistrés.

Ressources:

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