Gestión de cambios - Sistema Simple para Proyectos de Construcción

Tabla de contenidos:

1. Introducción al tutorial de gestión de cambios potenciales
2. Visión general de las órdenes de cambio potenciales
3. Configuración del sistema PCO
4. Registro de PCO del contratista
5. Registro de PCO del propietario
6. Registro de órdenes de cambio del subcontratista
7. Proceso para crear una nueva orden de cambio potencial (PCO)
8. Gestión de costos internos y del propietario
9. Organización de la carpeta PCO
10. Preparación y creación de órdenes de cambio

📑 Tutorial de Gestión de Cambios Potenciales

Bienvenido al tutorial de PCO, donde exploraremos un proceso rápido y paso a paso para gestionar las posibles órdenes de cambio en tu proyecto. Antes de sumergirnos en los detalles, veamos una visión general de las órdenes de cambio potenciales.

📋 Visión general de las órdenes de cambio potenciales

Una orden de cambio potencial es cualquier problema en tu proyecto que pueda dar como resultado una orden de cambio. Estos problemas pueden ser causados por cambios en el diseño, trabajo adicional solicitado por el cliente, condiciones imprevistas en el sitio o incluso brechas o duplicaciones de alcance entre tus subcontratistas. Es importante tener un sistema para realizar un seguimiento de estos problemas, incluso si no se convierten en órdenes de cambio, con el fin de mantenerlos en una ubicación centralizada para futuras referencias. Este proceso es crucial para gestionar y controlar cada cambio potencial en tu proyecto.

📁 Configuración del sistema PCO

El sistema PCO se configura mediante una carpeta principal de PCO. Esta carpeta contiene subcarpetas separadas para cada número de PCO que crees en tu proyecto. Puedes crear tantas de estas carpetas como necesites. Además, la carpeta PCO incluye una hoja de cálculo de PCO que te permite realizar un seguimiento de cada orden de cambio potencial en tu proyecto.

📝 Registro de PCO del contratista

Dentro de la hoja de cálculo de PCO, encontrarás un registro de PCO del contratista. Este registro se utiliza para realizar un seguimiento de cada PCO que abras en tu proyecto. Deberás ingresar la información relevante para cada PCO, como el número de referencia, la descripción, el nombre del contratista y los posibles costos estimados. Además, este registro te permite desglosar los costos individuales relacionados con cada PCO, incluyendo los costos internos de la empresa y los costos del propietario.

📋 Registro de PCO del propietario

El registro de PCO del propietario se utiliza para realizar un seguimiento de las órdenes de cambio relacionadas con el propietario. Esta cápsula contiene una descripción general de tu contrato con el propietario y te ayuda a realizar un seguimiento del estado general de las órdenes de cambio del propietario en el proyecto. Esta información resumida se puede proporcionar al cliente para su revisión.

📋 Registro de órdenes de cambio del subcontratista

Para realizar un seguimiento de las órdenes de cambio que emites a cada subcontratista, utilizarás el registro de órdenes de cambio del subcontratista. Este registro te permite ver los valores totales del contrato del subcontratista, las órdenes de cambio aprobadas, las fechas de ejecución y el monto del contrato actualizado.

🗂️ Proceso para crear una nueva orden de cambio potencial (PCO)

Cuando te encuentres con un problema en el proyecto que pueda resultar en una orden de cambio, deberás crear una nueva orden de cambio potencial o PCO. Para ello, abre el registro de PCO y utiliza el siguiente número de PCO disponible. Luego, ingresa la categoría, el número de referencia, la descripción, el nombre del contratista y cualquier estimación de costos preliminares. Recuerda que la categoría puede ser algo como solicitud del propietario, discrepancia de diseño, brecha de alcance, entre otros. Además, actualiza el estado del PCO según corresponda.

💼 Gestión de costos internos y del propietario

El registro de PCO te permite realizar un seguimiento de los costos recibidos por tus subcontratistas y cualquier otro costo relacionado con el PCO. Registra la información de costos una vez que la recibas y actualízala a medida que avances en el proceso de PCO. También podrás realizar un seguimiento de las órdenes de cambio del propietario, incluyendo los números de solicitud y las órdenes de cambio emitidas.

📁 Organización de la carpeta PCO

Una vez que hayas creado un PCO en tu registro, debes crear una carpeta correspondiente con el mismo número de PCO. Esta carpeta será el lugar donde guardarás todos los elementos relacionados con ese PCO, como correos electrónicos, documentos, planos, etc. Esta organización te ayudará a tener todo en un solo lugar y facilitará la recuperación de información cuando sea necesario.

✍️ Preparación y creación de órdenes de cambio

Con todo tu respaldo de precios y correspondencia guardados en la carpeta PCO, estás listo para preparar una orden de cambio. Consulta el siguiente video para aprender cómo preparar y crear solicitudes de órdenes de cambio en cuestión de minutos utilizando el sistema PCO. Este proceso es fácil y efectivo para emitir y aprobar órdenes de cambio, lo que puede resultar en un ahorro de tiempo y dinero para tu proyecto.

Con el sistema PCO implementado, tendrás la capacidad de realizar un seguimiento de todas las órdenes de cambio, protegerte de pérdidas financieras y aumentar la confianza del cliente en tu equipo.

Si tienes alguna pregunta adicional, consulta la sección de preguntas frecuentes a continuación.