Gerenciamento de Pedidos de Mudança - Sistema de Projeto Simples
Índice
- Introdução ao Tutorial PCO
- Visão Geral do Pedido de Mudança Potencial
- Como Configurar o Sistema PCO
- Pasta PCO
- Pasta PCO do Contratado
- Pasta PCO do Proprietário
- Pasta PCO do Subcontratado
- Processo de Pedido de Mudança Potencial
- Registro de PCO do Contratado
- Registro de PCO do Proprietário
- Registro de Pedido de Mudança do Subcontratado
- Trabalhando com os Registros de PCO
- Preparando um Pedido de Mudança
- Benefícios de um Sistema PCO Eficaz
- Conclusão
Tutorial PCO: Gerenciando Pedidos de Mudança Potencial em Seu Projeto
Seja bem-vindo ao tutorial PCO! Aqui iremos mergulhar em um processo rápido e passo a passo para gerenciar os pedidos de mudança potencial em seu projeto. Vamos fazer uma rápida visão geral de um pedido de mudança potencial e como ele é usado para rastrear problemas e alterações em seu projeto.
1. Introdução ao Tutorial PCO
Um pedido de mudança potencial é qualquer problema em seu projeto que possa resultar em um pedido de mudança. Isso pode ser causado por uma mudança no design, trabalho adicional solicitado pelo cliente, condições imprevistas encontradas no local ou até mesmo lacunas ou sobreposições de escopo entre seus próprios subcontratados. Independentemente da causa do problema, o pedido de mudança potencial é usado para rastreá-lo e mantê-lo em um local centralizado para fácil referência.
2. Visão Geral do Pedido de Mudança Potencial
Mesmo que um problema não resulte em um pedido de mudança, o sistema PCO ainda é usado para rastrear o problema e mantê-lo em um local central para referência futura. Esse processo é crucial para gerenciar e controlar todas as alterações potenciais em seu projeto. Seguindo esse processo, você terá um sistema limpo e organizado que permite rastrear todas as alterações, protegendo-o de perder tempo e dinheiro. Além disso, dará mais confiança ao cliente quanto à habilidade da sua equipe em lidar com mudanças.
3. Como Configurar o Sistema PCO
O sistema PCO é composto por várias pastas e planilhas que auxiliam no gerenciamento dos pedidos de mudança potencial em seu projeto. Vamos abrir a pasta PCO e entender sua estrutura.
4. Pasta PCO
A pasta PCO contém pastas separadas de acordo com cada número de PCO que você cria em seu projeto. Você pode criar quantas pastas forem necessárias para o seu projeto. A pasta PCO também contém uma planilha PCO, que permitirá rastrear cada pedido de mudança potencial em seu projeto.
5. Pasta PCO do Contratado
A planilha "Registro de PCO do Contratado" é usada para acompanhar cada pedido de mudança potencial que você abre em seu projeto. Nesta planilha, você insere as informações de cada PCO, incluindo custos internos da empresa e custos do proprietário.
6. Pasta PCO do Proprietário
A planilha "Registro de PCO do Proprietário" é usada para acompanhar todos os PCOs relacionados ao proprietário. Essa planilha contém uma visão geral do contrato do proprietário e ajuda a rastrear cada PCO do proprietário em formato resumido, para que você possa acompanhar o status geral dos PCOs do proprietário no projeto e fornecer esse resumo para revisão do cliente.
7. Pasta PCO do Subcontratado
A planilha "Registro de Pedido de Mudança do Subcontratado" será usada para rastrear os pedidos de mudança que você está emitindo para cada subcontratado. Essa planilha permite ver os valores contratuais totais dos subcontratados, bem como as datas de execução dos pedidos de mudança aprovados e o valor atualizado do contrato.
8. Processo de Pedido de Mudança Potencial
Quando você encontrar qualquer problema no projeto que possa resultar em um pedido de mudança, você criará um novo pedido de mudança potencial (PCO). Abra o registro de PCO e use o próximo número de PCO disponível. Em seguida, preencha as informações necessárias, como número de referência da categoria, descrição, nome do contratado e status, além de estimativas preliminares ou reais de custos.
9. Registro de PCO do Contratado
O registro de PCO do contratado é onde você rastreará os custos recebidos pelos subcontratados e quaisquer outros custos incorridos pela sua empresa relacionados ao pedido de mudança potencial. Registre as informações de custo assim que as receber, atualizando-as à medida que avança no processo do PCO. A seção de custo para o proprietário é onde você rastreará o número de pedido de mudança do proprietário e o número de pedido de mudança emitido para esse PCO.
10. Registro de PCO do Proprietário
O registro de PCO do proprietário deve conter todos os PCOs do seu projeto, incluindo os PCOs internos e os PCOs do proprietário que serão apresentados ao proprietário. Copie todos os PCOs do registro de PCO do contratado para o registro de PCO do proprietário em formato resumido. Lembre-se de não adicionar os PCOs ao registro do proprietário que você não pretende apresentar ao proprietário. O registro de PCO do proprietário é usado como uma ferramenta de rastreamento de alto nível para ajudar a acompanhar os PCOs que você apresentará ao proprietário.
11. Registro de Pedido de Mudança do Subcontratado
A planilha "Registro de Pedido de Mudança do Subcontratado" é usada para rastrear os pedidos de mudança emitidos para cada subcontratado. Ela também mostra o valor total do contrato do subcontratado, juntamente com as datas de execução dos pedidos de mudança aprovados e o valor atualizado do contrato.
12. Trabalhando com os Registros de PCO
Depois de criar um PCO no registro, você pode criar a pasta correspondente. A pasta PCO deve ter o mesmo número que você criou no registro. Nessa pasta, você irá salvar todos os itens relacionados a esse PCO, como e-mails, documentos, plantas, solicitações de informações, preços e outros itens relevantes.
13. Preparando um Pedido de Mudança
Com todos os backups, preços e correspondências salvos na sua pasta PCO, você está pronto para preparar um pedido de mudança. Assista ao próximo vídeo e veja como preparar e criar solicitações de mudança em minutos usando o sistema PCO.
14. Benefícios de um Sistema PCO Eficaz
Ter um sistema PCO eficaz traz vários benefícios. Uma empresa conseguiu recuperar mais de 350.000 em pedidos de mudança que estavam anteriormente perdidos, simplesmente por ter um sistema PCO eficaz de gerenciamento de pedidos de mudança. Esse sistema permitiu que eles compilassem solicitações, rastreassem todos os custos para seus clientes e apresentassem pacotes de pedido de mudança limpos e profissionais, que, em última análise, foram aprovados e pagos.
15. Conclusão
Em resumo, o sistema PCO é uma ferramenta essencial para gerenciar e controlar pedidos de mudança potencial em seu projeto. Ao seguir esse processo passo a passo, você terá um sistema organizado e eficaz que permitirá rastrear todas as mudanças, protegerá seu tempo e dinheiro, e aumentará a confiança do cliente na sua capacidade de lidar com mudanças. Este tutorial abordou as etapas básicas para configurar e usar o sistema PCO, e agora você está pronto para implementar essa eficiente ferramenta em seus projetos!
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