Организация и отмена деловых встреч на английском языке

Организация и отмена деловых встреч на английском языке

Содержание

1. Введение
2. Как организовать встречу 2.1 Предварительное уведомление 2.2 Уточнение деталей 2.3 Предложение альтернативных дат и времени 2.4 Выражение гибкости
3. Как отменить или перенести встречу 3.1 Профессиональная и вежливая отмена 3.2 Перенос встречи 3.3 Запрос подтверждения новой даты
4. Как сообщить об отмене в последнюю минуту 4.1 Профессиональное извещение об отмене 4.2 Невозможность переноса 4.3 Поиск нового времени для встречи
5. Заключение

Введение

Если ваша работа связана с проведением совещаний, назначением встреч или их отменой и переносом, то вы попали по адресу. В этой статье я расскажу вам о распространенных терминах, которые вы можете использовать в таких ситуациях, и покажу, как эффективно общаться на английском языке в рамках деловых встреч.

Как организовать встречу

На английском языке можно использовать слова "arranged" и "schedule" (планировать) при обсуждении организации встречи. Независимо от того, пишете вы кому-то о назначении встречи или говорите по телефону, важно начать с того, чтобы дать собеседнику понять вашу цель. Хороший способ начать - сказать "Я хотел(а) бы устроить (назначить) встречу" или, если это телефонный звонок, "Я звоню, чтобы устроить встречу".

Далее необходимо предложить детали. Вместо того чтобы спрашивать, когда у собеседника есть время, хорошей идеей может быть предложить дату и место. Таким образом, ваш собеседник не будет заполнять календарь и организовывать встречу. Также стоит предложить альтернативную дату и время. Вы можете использовать фразу "Я предлагаю..." или, в неформальном контексте, "Как насчет...".

Эти примеры предоставляют собеседнику второй вариант. Теперь они могут посмотреть на свой календарь и проверить подходит ли каждое из предложенных времен для них. Однако следует помнить, что у них может не быть свободного времени в любой из предложенных дней, поэтому важно показать гибкость и заинтересованность в их предложениях. Вы можете сделать это, сказав "Если это не подходит, дайте знать, что вам было бы удобнее".

Как отменить или перенести встречу

Предположим, вы назначили встречу со своим клиентом и все было подготовлено, но в офисе возникли проблемы и вам больше не хватает времени. Вам нужно перенести встречу. Какие фразы вы можете использовать, чтобы сделать это профессионально и вежливо? Начните с того, чтобы сказать "Мне очень жаль, но я не смогу прийти". Это выражает ваше сожаление о том, что вы не сможете присутствовать на встрече и также объясняет причину переноса. Указание причины важно, оно показывает, что у вас действительно много дел. Для подтверждения вашего сожаления, вы можете добавить что-то вроде "Я действительно сожалею..."

Далее нужно дать собеседнику понять, что встреча с ними все еще является приоритетной и что вы хотели бы назначить новую дату. Хорошим способом сделать это является задать вопрос такого плана. Например, "Может быть, перенести встречу на другой день?".

Как сообщить об отмене в последнюю минуту

Предположим, у вас появилась срочная ситуация и вам приходится отменить вашу встречу в последнюю минуту. Вы знаете, что нужно перенести, но не знаете, когда у вас появится время. Что же вы делаете? Начните с того, чтобы сообщить, что вам приходится отменить и объясните причину. Обязательно подчеркните, что ситуация неизбежная, например, чрезвычайная ситуация или что-то срочное, и что у вас нет другого выбора, кроме как отменить встречу. Вы хотите, чтобы они понимали, что вы цените их время. Хорошей идеей будет подчеркнуть это, сказав им, что вам жаль обстоятельств.

Оба этих фразы показывают, что вы понимаете, что отмена встречи неудобна для них и вы отменяете встречу только из-за неизбежной ситуации. Однако вы не можете перенести встречу, потому что не знаете, когда у вас появится время. Что же вы делаете? Вы можете сказать что-то вроде "Я предлагаю, что нам следует встретиться через несколько дней". Не забудьте отметить это в своем календаре, чтобы не забыть. И связаться с ними по поводу организации новой встречи.

Заключение

Надеюсь, эта статья помогла вам лучше понять, как организовывать, отменять и переносить встречи на английском языке. Помните, что ключевые факторы - ясность, вежливость и гибкость. Удачи в будущих деловых встречах!

FAQ

1. Какие фразы использовать для назначения встречи?

   • Я хотел(а) бы устроить (назначить) встречу.
   • Я звоню, чтобы устроить встречу.

2. Как предложить дату и время для встречи?

   • Я предлагаю... (день, дата, время, место)
   • Как насчет... (день, дата, время, место)

3. Как отменить встречу и выразить сожаление?

   • Мне очень жаль, но я не смогу прийти.
   • Я действительно сожалею...

4. Как предложить перенести встречу?

   • Может быть, перенести встречу на другой день?

5. Как отменить встречу в последнюю минуту и объяснить причину?

   • Я вынужден отменить встречу из-за [причины].
   • К сожалению, у меня появилась срочная ситуация и я не смогу прийти.

6. Что делать, если нужно отменить встречу, но не знаешь, когда будет время для новой?

   • Я предлагаю, что нам следует встретиться через несколько дней.

7. Как подтвердить новую дату встречи?

   • Пожалуйста, подтвердите новую дату.
   • Если это не подходит, дайте знать, что вам было бы удобнее.

Ресурсы:

Real Estate English Academy