Bí quyết truyền đạt phản hồi tuyệt vời

Bí quyết truyền đạt phản hồi tuyệt vời

Bảng Mục lục:

1. Giới thiệu
2. Sự quan trọng của phản hồi 2.1 Confucius và tầm quan trọng của việc truyền đạt thông điệp khó khăn 2.2 Khả năng tiếp thu phản hồi của con người
3. Tại sao việc truyền đạt phản hồi không hiệu quả? 3.1 Sự không thân thiện với cách xử lý phản hồi của não bộ 3.2 Hiện tượng phòng thủ 3.2.1 Vai trò của amygdala 3.2.2 Sự bất ổn xảy ra khi truyền đạt phản hồi
4. Công thức truyền đạt phản hồi hiệu quả 4.1 Phần tử đầu tiên: Micro-yes 4.2 Phần tử thứ hai: Trình bày dữ liệu 4.2.1 Sử dụng một ngôn ngữ cụ thể và khách quan 4.2.2 Tầm quan trọng của sự cụ thể trong phản hồi tích cực 4.3 Phần tử thứ ba: Tuyên bố ảnh hưởng 4.3.1 Đặc điểm của tuyên bố ảnh hưởng 4.4 Phần tử thứ tư: Câu hỏi 4.4.1 Tạo cam kết và tạo cơ hội giải quyết vấn đề chung
5. Tính cần thiết của việc yêu cầu phản hồi thường xuyên
6. Kết luận

Sự quan trọng của phản hồi Trong xã hội hiện đại, khả năng truyền đạt và tiếp thu phản hồi tốt được coi là một công cụ quan trọng giúp chúng ta cải thiện công việc và tương tác xã hội. Với lịch sử lâu đời, chúng ta đã biết về sự quan trọng của phản hồi từ thời Confucius, vào khoảng 500 trước Công nguyên. Nhưng thật không may, chúng ta vẫn còn nhiều khó khăn trong việc truyền đạt phản hồi một cách hiệu quả. Một cuộc khảo sát gần đây của Gallup chỉ ra rằng chỉ có 26% nhân viên cho rằng phản hồi mà họ nhận được thực sự cải thiện công việc của mình. Vậy tại sao lại như vậy? Vì cách mà phần lớn mọi người truyền đạt phản hồi không thân thiện với não bộ của người nhận. Một số người tiếp cận rất gián tiếp và mềm mỏng nhưng người nhận không nhận ra rằng đang nhận được phản hồi hoặc không hiểu rõ ý nghĩa của nó. Trong khi đó, một số người khác lại quá trực tiếp và khiến người nhận cảm thấy phòng thủ. Điều này gây ảnh hưởng tới não bộ vì nó luôn quét xung quanh để tìm hiểu liệu thông điệp có gắn kết mối quan hệ xã hội hay không. Truyền đạt phản hồi không hiệu quả có thể khiến cả người truyền đạt và người nhận mất kiểm soát và dẫn đến những cuộc trao đổi không hiệu quả ngay từ đầu.

Công thức truyền đạt phản hồi hiệu quả Sau nhiều năm nghiên cứu, chúng tôi đã phát hiện ra rằng có một công thức bốn phần mà những người thông qua phản hồi hiệu quả sử dụng để truyền đạt thông điệp khó khăn một cách tốt nhất. Đầu tiên, phần tử đầu tiên của công thức là gì chúng tôi gọi là "micro-yes" - một câu hỏi ngắn nhưng quan trọng. Câu hỏi này cho phép não bộ của người nhận biết rằng phản hồi đang được truyền đạt và tạo ra một phản ứng đồng ý rất nhỏ. Phần tử thứ hai của công thức là việc cung cấp các điểm dữ liệu cụ thể. Ở đây, bạn nên chỉ định rõ những gì bạn đã nhìn thấy hoặc nghe thấy và loại bỏ những từ không khách quan. Chúng tôi gọi những từ như vậy là "blur words" vì chúng có thể có nhiều ý nghĩa khác nhau đối với mọi người. Thay vì sử dụng những từ như "Bạn không đáng tin" hoặc "Bạn nên chủ động hơn", những người truyền đạt phản hồi tốt sẽ chuyển đổi những từ mờ thành các điểm dữ liệu cụ thể. Ví dụ, thay vì nói "Bạn không đáng tin", chúng tôi nên nói "Bạn nói rằng bạn sẽ gửi email đến tôi trước 11 giờ, nhưng tôi vẫn chưa nhận được nó". Khả năng cụ thể cũng rất quan trọng khi truyền đạt phản hồi tích cực, vì chúng ta muốn chỉ định rõ điều gì chúng ta muốn người khác tăng cường hoặc giảm thiểu. Nếu chúng ta vẫn sử dụng những từ mờ như vậy, người nhận thực sự không biết cần làm gì để tiếp tục hành vi đó.