Quy trình đặt cọc và mua hàng với SAP S4HANA

Table of Contents

1. Đặt cọc và mua hàng thông qua SAP S4HANA 1.1. Quy trình yêu cầu đặt cọc 1.2. Quy trình tạo phiếu đặt cọc
2. Xem lịch sử đơn đặt hàng
3. Tạo yêu cầu đặt cọc từ màn hình đơn đặt hàng
4. Tạo yêu cầu đặt cọc từ màn hình riêng biệt
5. Chuyển đổi yêu cầu đặt cọc thành đặt cọc thực tế
6. Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
7. Xử lý đặt cọc khi tạo hóa đơn nhà cung cấp 7.1. Đặt cọc hiện có khi tạo hóa đơn 7.2. Thanh toán đặt cọc bằng chương trình tự động 7.3. Thanh toán đặt cọc bằng chương trình thủ công
8. Xử lý thanh toán nhà cung cấp 8.1. Xử lý thanh toán nhà cung cấp tự động 8.2. Xử lý thanh toán nhà cung cấp thủ công
9. Tổng kết

Đặt cọc và mua hàng thông qua SAP S4HANA 🏦

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình đặt cọc và mua hàng trong SAP S4HANA. Đặt cọc là một phần quan trọng của quá trình mua hàng, giúp đảm bảo tính trung thực của nhà cung cấp và bảo vệ lợi ích của người mua hàng.

1. Quy trình yêu cầu đặt cọc

Trước khi thực hiện đặt cọc, người mua hàng cần yêu cầu một số tiền đặt cọc từ bộ phận mua hàng. Yêu cầu đặt cọc này có thể được tạo từ màn hình đơn đặt hàng hoặc từ màn hình riêng biệt. Khi tạo yêu cầu đặt cọc, người mua hàng phải cung cấp các chi tiết như số lượng đặt hàng, ngày đặt hàng, mã khách hàng, loại đặt cọc (bắt buộc hoặc tùy ý), mã thuế, và ngày đến hạn đặt cọc. Sau khi tạo yêu cầu đặt cọc, người mua hàng sẽ chuyển tiếp chúng đến phòng tài chính để thực hiện đặt cọc.

1.1. Quy trình tạo phiếu đặt cọc

Sau khi nhận được yêu cầu đặt cọc từ người mua hàng, phòng tài chính sẽ tạo phiếu đặt cọc. Có hai cách để tạo phiếu đặt cọc từ màn hình đơn đặt hàng. Bạn có thể chọn tạo phiếu đặt cọc trực tiếp từ màn hình đơn đặt hàng hoặc sử dụng một màn hình riêng biệt để tạo phiếu đặt cọc. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ cần cung cấp các chi tiết như mã đơn đặt hàng, mã mục, số tiền đặt cọc, và ngày đến hạn đặt cọc.

2. Xem lịch sử đơn đặt hàng

Để xem lịch sử đơn đặt hàng, bạn có thể sử dụng màn hình hiển thị đơn đặt hàng trong SAP S4HANA. Tại màn hình này, bạn có thể xem thông tin chi tiết về các yêu cầu đặt cọc của các đơn đặt hàng khác nhau. Thông tin bao gồm số lượng đặt cọc, ngày tạo yêu cầu, và trạng thái của yêu cầu. Bằng cách xem lịch sử đơn đặt hàng, bạn có thể kiểm tra tình trạng tiến độ của đặt cọc và xác nhận rằng các yêu cầu đặt cọc đã được chuyển tiếp để thực hiện.

3. Tạo yêu cầu đặt cọc từ màn hình đơn đặt hàng

Một cách để tạo yêu cầu đặt cọc là từ màn hình đơn đặt hàng trực tiếp. Trong màn hình này, bạn có thể chọn loại đặt cọc (bắt buộc hoặc tùy ý), mã thuế, số tiền hoặc phần trăm đặt cọc, và ngày đến hạn đặt cọc. Bằng cách tạo yêu cầu đặt cọc từ màn hình đơn đặt hàng, bạn đảm bảo rằng yêu cầu đặt cọc được tạo dựa trên thông tin chính xác từ đơn đặt hàng.

4. Tạo yêu cầu đặt cọc từ màn hình riêng biệt

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo yêu cầu đặt cọc từ một màn hình riêng biệt trong SAP S4HANA. Màn hình này được thiết kế đặc biệt cho việc tạo yêu cầu đặt cọc từ các đơn đặt hàng. Khi tạo yêu cầu đặt cọc từ màn hình riêng biệt, thông tin từ đơn đặt hàng sẽ được tự động lấy vào yêu cầu, bao gồm mã đơn đặt hàng, mã mục, số tiền đặt cọc và ngày đến hạn đặt cọc. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của thông tin yêu cầu đặt cọc.

5. Chuyển đổi yêu cầu đặt cọc thành đặt cọc thực tế

Sau khi đã tạo yêu cầu đặt cọc, bước tiếp theo là chuyển đổi yêu cầu thành đặt cọc thực tế. Có nhiều cách để thực hiện điều này. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng giao dịch chuyển đổi yêu cầu đặt cọc thành đặt cọc thủ công (F-48) hoặc sử dụng chương trình tự động thanh toán (F110). Trong trường hợp sử dụng chương trình tự động thanh toán, SAP S4HANA sẽ tự động chuyển đổi yêu cầu đặt cọc thành đặt cọc thực tế, tạo ra các bút toán tương ứng.

6. Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp

Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, bạn cần ghi nhận hóa đơn trong SAP S4HANA để thanh toán sau này. Quá trình này được thực hiện bằng cách sử dụng giao dịch ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp (MIRO). Tại màn hình ghi nhận hóa đơn, bạn sẽ cần cung cấp các chi tiết như ngày ghi nhận, số đơn đặt hàng và các mục khác liên quan đến hóa đơn. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo về sự tồn tại của các đặt cọc hiện có cho đơn đặt hàng liên quan.

7. Xử lý đặt cọc khi tạo hóa đơn nhà cung cấp

Khi tạo hóa đơn từ nhà cung cấp, SAP S4HANA sẽ hiển thị thông báo về sự tồn tại của đặt cọc để thông báo cho bạn. Bạn có thể tiếp tục với việc tạo hóa đơn bình thường sau thông báo này. Hóa đơn sẽ được tạo với các thông tin thông thường như số lượng hàng hóa, giá cả và các chi tiết khác liên quan đến hóa đơn.

7.1. Đặt cọc hiện có khi tạo hóa đơn

Trong trường hợp có sẵn đặt cọc cho đơn đặt hàng, bạn có thể chọn thanh toán đặt cọc và chọn đặt cọc cụ thể để thanh toán. Bằng cách này, bạn có thể chỉ định rõ ràng đặt cọc nào được sử dụng cho thanh toán và giảm số tiền cần thanh toán từ hóa đơn. Quá trình này giúp xác định rõ ràng các khoản thanh toán và đảm bảo tính chính xác của thông tin thanh toán.

7.2. Thanh toán đặt cọc bằng chương trình tự động

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng chương trình tự động thanh toán trong SAP S4HANA để thanh toán các đặt cọc. Chương trình tự động sẽ tự động xác định các đặt cọc cần được thanh toán dựa trên quy tắc và thông số đã cấu hình. Bạn có thể chọn các đặt cọc cụ thể để thanh toán và chương trình sẽ tạo các bút toán tương ứng và giảm số tiền cần thanh toán từ hóa đơn. Sử dụng chương trình tự động thanh toán giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc thủ công.

7.3. Thanh toán đặt cọc bằng chương trình thủ công

Nếu bạn muốn kiểm soát quá trình thanh toán đặt cọc, bạn có thể sử dụng chương trình thanh toán thủ công trong SAP S4HANA. Chương trình này cho phép bạn tự động đảo ngược các đặt cọc và chọn đặt cọc cụ thể để thanh toán. Bằng cách này, bạn có thể xác định chính xác các khoản thanh toán của đặt cọc và đảm bảo tính chính xác của thông tin thanh toán.

8. Xử lý thanh toán nhà cung cấp

Sau khi đã tạo hóa đơn từ nhà cung cấp, bạn cần xử lý thanh toán để hoàn tất quy trình mua hàng. Trong SAP S4HANA, bạn có thể xử lý thanh toán nhà cung cấp tự động hoặc thủ công.

8.1. Xử lý thanh toán nhà cung cấp tự động

Sử dụng chương trình tự động thanh toán trong SAP S4HANA, bạn có thể tự động tạo các bút toán thanh toán cho các hóa đơn nhà cung cấp. Chương trình sẽ dựa trên các quy tắc thanh toán đã được thiết lập và lựa chọn các hóa đơn cần thanh toán. Bằng cách sử dụng chương trình tự động thanh toán, bạn có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc thủ công.

8.2. Xử lý thanh toán nhà cung cấp thủ công

Nếu bạn muốn kiểm soát quá trình thanh toán nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng chương trình thanh toán thủ công trong SAP S4HANA. Chương trình này cho phép bạn tự động tạo các bút toán thanh toán và lựa chọn các hóa đơn cần thanh toán. Bằng cách này, bạn có thể xác định chính xác các khoản thanh toán và đảm bảo tính chính xác của thông tin thanh toán.

9. Tổng kết

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về quy trình đặt cọc và mua hàng trong SAP S4HANA. Việc sử dụng SAP S4HANA giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả của quy trình mua hàng, từ việc yêu cầu đặt cọc cho đến thanh toán nhà cung cấp. Bằng cách sử dụng các chức năng và giao dịch trong SAP S4HANA, bạn có thể quản lý chính xác các đặt cọc và đảm bảo thanh toán đúng hẹn cho các hóa đơn nhà cung cấp.