Effizientes Ausgabenmanagement mit Concur: Erstellung und Genehmigung von Ausgabenberichten

Table of Contents

• Einleitung
• Was ist Concur?
• Erstellung eines Berichts
• Erfassung von Ausgaben
• Kategorisierung der Ausgaben
• Hinzufügen von Details
• Anhängen von Belegen
• Überprüfen und Abschicken des Berichts
• Genehmigungsprozess
• Rückgabe und Anpassung des Berichts
• FAQ

📝 Einleitung

In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie einen Ausgabenbericht mit Concur erstellen können. Concur ist ein System, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Ausgaben zu verfolgen und Berichte für die Rückerstattung zu erstellen. In dieser Anleitung werde ich Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie Sie einen Bericht erstellen, Ausgaben erfassen, diese kategorisieren und weitere Details hinzufügen können. Am Ende des Artikels werde ich auch den Genehmigungsprozess erläutern und einige häufig gestellte Fragen beantworten.

📂 Was ist Concur?

Concur ist ein Online-Tool, mit dem Sie Ihre Ausgaben verwalten und Ausgabenberichte erstellen können. Das System ermöglicht es Ihnen, all Ihre Belege hochzuladen und Ausgaben in verschiedenen Kategorien zu erfassen. Concur bietet auch einen Genehmigungsworkflow, der es Ihren Vorgesetzten ermöglicht, Ihre Berichte zu überprüfen und sie gegebenenfalls zur Korrektur zurückzugeben.

📋 Erstellung eines Berichts

Um einen Ausgabenbericht mit Concur zu erstellen, müssen Sie zunächst auf die Concur-Hauptseite zugreifen. Dort haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Bericht zu erstellen. Geben Sie einen Namen und das Datum des Berichts ein und klicken Sie auf "Weiter".

💰 Erfassung von Ausgaben

Sobald Sie den Bericht erstellt haben, können Sie Ihre Ausgaben hinzufügen. Geben Sie die Informationen zu jeder Ausgabe ein, einschließlich Kategorie, Beschreibung und Betrag. Sie können auch Belege anhängen, wenn Sie welche haben.

🔖 Kategorisierung der Ausgaben

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ausgaben den richtigen Kategorien zuordnen. Concur stellt eine Liste von Kategorien zur Verfügung, aus der Sie auswählen können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kategorie auswählen, die am besten zu Ihrer Ausgabe passt.

📝 Hinzufügen von Details

Geben Sie für jede Ausgabe ausreichend Details an. Dies beinhaltet Informationen darüber, wofür die Ausgabe gemacht wurde und warum sie geschäftlich relevant ist. Denken Sie daran, dass ein IRS-Prüfer in der Lage sein sollte, die Geschäftsrelevanz der Ausgabe anhand Ihrer Beschreibung zu erkennen.

📎 Anhängen von Belegen

Wenn Ihre Ausgabe einen Beleg erfordert, stellen Sie sicher, dass Sie diesen anhängen. Concur akzeptiert digitale Kopien von Belegen, die Sie hochladen können. Wenn Ihre Ausgabe unter 75$ liegt, ist ein Beleg möglicherweise nicht erforderlich.

✅ Überprüfen und Abschicken des Berichts

Sobald Sie alle Ausgaben hinzugefügt haben, überprüfen Sie den Bericht und stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind. Klicken Sie dann auf "Absenden", um den Bericht zur Genehmigung einzureichen.

🔒 Genehmigungsprozess

Nachdem Sie den Bericht abgesendet haben, wird er zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten gesendet. Ihr Vorgesetzter wird den Bericht überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen anfordern. Sobald der Bericht genehmigt ist, wird er an die nächste Ebene zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

↩️ Rückgabe und Anpassung des Berichts

Wenn Ihr Bericht zurückgegeben wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit den erforderlichen Anpassungen. Überprüfen Sie die Anmerkungen Ihres Vorgesetzten und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor. Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Bericht erneut einreichen.

⁉️ FAQ

Frage: Kann ich Ausgaben für mehrere Monate in einem Bericht erfassen? Antwort: Ja, Sie können Ausgaben für mehrere Monate in einem Bericht erfassen. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass der Bericht korrekt benannt und datiert ist.

Frage: Kann ich Belege nachträglich hinzufügen? Antwort: Ja, Sie können Belege auch nachträglich zu einem Bericht hinzufügen. Gehen Sie einfach zu der entsprechenden Ausgabe und klicken Sie auf "Beleg hinzufügen".

Frage: Wie lange dauert es, bis ein Bericht genehmigt wird? Antwort: Die Genehmigungszeiten können je nach Unternehmen variieren. Es ist am besten, sich bei Ihrem Vorgesetzten über die genauen Zeiträume zu erkundigen.

Frage: Was passiert, wenn mein Bericht genehmigt wurde? Antwort: Sobald Ihr Bericht genehmigt ist, wird er zur Zahlung weitergeleitet. Sie sollten die Rückerstattung auf Ihrem nächsten Gehaltsabrechnungszyklus sehen.

Frage: Kann ich meine Ausgaben nach Kategorien filtern? Antwort: Ja, Concur bietet Funktionen zur Filterung und Kategorisierung Ihrer Ausgaben. Sie können Ihre Ausgaben nach Kategorie, Datum und anderen Parametern filtern.

💡 Highlights

• Erstellung eines Ausgabenberichts mit Concur
• Erfassung, Kategorisierung und Beschreibung von Ausgaben
• Anhängen von Belegen für Ausgaben über 75$
• Genehmigungsprozess und Anpassung von Berichten
• Effizientes Ausgabenmanagement mit Concur