Effektive Telefonkonferenzen leiten: 5 wichtige Tipps

Title(Table of Contents):

1. ⭐️ Einführung – Wie man effektive Telefonkonferenzen abhält
2. ⭐️ Tipp 1: Bereiten Sie eine Tagesordnung vor
3. ⭐️ Tipp 2: Kontrollieren Sie die Zeitgestaltung
4. ⭐️ Tipp 3: Die Kontrolle über das Wort erteilen
5. ⭐️ Tipp 4: Geben Sie Dank und Anerkennung
6. ⭐️ Tipp 5: Schließen Sie die Sitzung ab
7. ⭐️ FAQ

Article:

⭐️ Einführung – Wie man effektive Telefonkonferenzen abhält

Telefonkonferenzen können frustrierend und langweilig sein, aber sie müssen es nicht sein. In diesem Artikel werde ich Ihnen zeigen, wie Sie Telefonkonferenzen leiten können, die nicht nur effektiv, sondern auch unterhaltsam sind. Als erfahrener Professor und Forscher habe ich über 500 Telefonkonferenzen geleitet und dabei einige wertvolle Tipps und Tricks entwickelt, um sicherzustellen, dass diese Meetings nützlich, produktiv und angenehm sind. Folgen Sie meinen Anweisungen und Ihre Telefonkonferenzen werden nie wieder langweilig sein!

⭐️ Tipp 1: Bereiten Sie eine Tagesordnung vor

Eine klare Tagesordnung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Telefonkonferenz. Keiner mag es, zu einer Sitzung zu kommen, bei der er nicht weiß, worum es geht oder ob er sprechen soll. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung im Voraus verschicken, spätestens 24 Stunden vor dem Meeting. Eine einfache Tagesordnung sollte den Namen des Meetings, die Projektgruppe, die Telefonnummer, das Passwort und eine Übersicht der Themen enthalten. Wenn bestimmte Teilnehmer bestimmte Themen behandeln sollen, geben Sie ihnen eine klare Anweisung. Indem Sie eine Tagesordnung bereitstellen, zeigen Sie Ihren Teilnehmern, dass Sie ihre Zeit schätzen und sie werden es Ihnen danken.

⭐️ Tipp 2: Kontrollieren Sie die Zeitgestaltung

Zeit ist kostbar, daher ist es wichtig, die Zeitgestaltung in einer Telefonkonferenz zu kontrollieren. Beginnen Sie so nah wie möglich an der geplanten Startzeit, aber seien Sie offen für eine kleine Verzögerung, da Teilnehmer oft ein paar Minuten brauchen, um beizutreten. Nehmen Sie sich die ersten fünf Minuten, um die Anwesenheitsliste zu überprüfen und Small Talk zu machen. Starten Sie dann pünktlich mit der eigentlichen Besprechung, um die pünktlichen Teilnehmer zu respektieren. Achten Sie darauf, dass Sie die vorgegebene Zeit nicht überschreiten. Wenn die Besprechung vorzeitig beendet ist, geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, die Sitzung zu verlassen, ohne sich schlecht zu fühlen. Eine gute Zeitkontrolle zeigt, dass Sie einen strukturierten Ablauf haben und ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Zeit effizient zu nutzen.

⭐️ Tipp 3: Die Kontrolle über das Wort erteilen

In einer Telefonkonferenz fehlen die nonverbalen Signale, die in einem persönlichen Treffen anzeigen, wer sprechen darf. Es ist daher Ihre Aufgabe als Leiter, den Wortfluss zu kontrollieren. Rufen Sie nacheinander die Teilnehmer auf und geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu äußern, damit jeder seine Expertise einbringen kann. Verhindern Sie gleichzeitiges Sprechen, indem Sie nur einer Person das Wort erteilen. Wenn sich jemand versehentlich überlappt, stellen Sie sicher, dass jeder nacheinander sprechen kann. Ermutigen Sie insbesondere die weniger einflussreichen Mitglieder des Teams, wie zum Beispiel jüngere Teammitglieder oder Frauen, ihre Meinung zu äußern. Wenn alle die Chance haben zu sprechen, profitiert das gesamte Team von den verschiedenen Perspektiven und Ideen.

⭐️ Tipp 4: Geben Sie Dank und Anerkennung

Es kostet nichts, Dankbarkeit und Anerkennung auszudrücken, aber es kann einen großen Einfluss auf die Teilnehmer haben. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihre Zeit und ihren Beitrag. Loben Sie sie großzügig und zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Telefonkonferenzen erfordern Zeit und Engagement der Teilnehmer, und es ist wichtig, dass sie wissen, dass ihr Einsatz geschätzt wird. Durch Dankbarkeit und Anerkennung schaffen Sie eine positive Atmosphäre und motivieren die Teilnehmer, gute Mitglieder des Teams zu sein.

⭐️ Tipp 5: Schließen Sie die Sitzung ab

Ein häufiges Problem bei Telefonkonferenzen ist, dass die Teilnehmer nicht wissen, wann das Meeting endet und ob es noch etwas zu besprechen gibt. Beenden Sie die Sitzung immer ausdrücklich, um Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie bekannt, dass die Tagesordnung abgearbeitet ist und das Meeting vorzeitig endet. Wenn es noch weitere Themen gibt, teilen Sie den Termin des nächsten Meetings mit. Indem Sie das Meeting offiziell abschließen, geben Sie den Teilnehmern die Gewissheit, dass sie die Sitzung verlassen können, wenn sie möchten. Eine klare Beendigung bringt Struktur und verhindert endlose Diskussionen.

Mit diesen Tipps sind Sie gut gerüstet, um effektive Telefonkonferenzen abzuhalten, die für alle Teilnehmer positiv und produktiv sind. Ihre Meetings werden pünktlich beginnen und enden, die Teilnehmer können sich aktiv einbringen und fühlen sich wertgeschätzt. Telefonkonferenzen müssen keine Zeitverschwendung sein - machen Sie das Beste aus ihnen!

Highlights:

• Bereiten Sie eine klare Tagesordnung vor und schicken Sie sie im Voraus.
• Kontrollieren Sie die Zeitgestaltung, starten Sie pünktlich und beenden Sie die Sitzung rechtzeitig.
• Kontrollieren Sie den Wortfluss und geben Sie jedem die Möglichkeit zu sprechen.
• Zeigen Sie Dankbarkeit und Anerkennung für die Teilnehmer.
• Beenden Sie das Meeting ausdrücklich und geben Sie den Termin des nächsten Meetings bekannt.

FAQ:

Q: Warum ist eine Tagesordnung wichtig? A: Eine Tagesordnung gibt Teilnehmern Klarheit über den Zweck des Meetings und ermöglicht eine strukturierte Diskussion.

Q: Was tun, wenn das Meeting vorzeitig beendet ist? A: Kündigen Sie die Beendigung an und geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, die Sitzung zu verlassen oder optional länger zu bleiben.

Q: Wie verhindere ich gleichzeitiges Sprechen? A: Als Leiter müssen Sie die Kontrolle über das Wort erteilen und nacheinander die Teilnehmer aufrufen.

Q: Warum ist Dank und Anerkennung wichtig? A: Durch Dankbarkeit und Anerkennung motivieren Sie Teilnehmer und schaffen eine positive Atmosphäre.

Q: Sollte ich das Ende des Meetings explizit ankündigen? A: Ja, um Missverständnisse zu vermeiden und den Teilnehmern Gewissheit zu geben, sollten Sie das Meeting offiziell abschließen und den Termin des nächsten Meetings bekanntgeben.

Ressourcen:

• howcommunicationworks.com: Website von Bruce Lambert, dem Autor des ersten Tipps.